Blog van een PA: een blunder…

Het is maandagochtend, net iets over 09:15 uur als ik aankom bij mijn werkplek. Eerst even het gebruikelijke bakje koffie. Vanochtend is er eerst werkoverleg. En na het uitprinten van de notulen en het bijwerken van mijn make- up, sluit ik aan. Het valt deze ochtend niet mee. Ik ben namelijk niet zo’n ochtendmens, dus vooral die maandagochtend is voor mij een drama. Plots hoor ik mijn directeur zeggen: “dit wordt als actie genoteerd”. Ik schrik enigszins, want ik heb wat zitten dromen. Mijn collega krijgt het mee en komt niet meer bij van het lachen…;-). Na het werkoverleg start ik meteen met het maken van de notulen. De maandag vliegt zo voorbij.

Dinsdag

Op dinsdag handel ik veel zaken van de maandagmiddag af. Mijn directeur is voor een vergadering naar Brussel dus ik heb veel tijd om mijn werk te doen. Ik begin mijn dag met een kop koffie (as usual) en met het lezen de e-mail. Als eerste pluk ik de e-mails afkomstig van hem en de voorzitter (de grote baas) eruit om te kijken of er spoedzaken zijn die ik eerst moet afhandelen. Daarna loop ik de mailbox van mijn directeur door en ik ben ik zo vrij om spam en reclame meteen te deleten. Hij krijgt vaak e-mailtjes van detacherings-en uitzendbureau’s die secretaresses en PA’s uit hun bestand gratis en vrijblijvend willen aanbevelen. Dit soort e-mails ziet hij zelf nooit want zijn secretaresse laat dat niet toe…;-)
Het vreemde van deze bureau’s is dat ze a) gratis secretaresses aanbieden en b) dat ze mij ooit niet wilde inschrijven als werkzoekende, omdat ze mij een job-hopper vonden. Het geeft mij dus een een extra goed gevoel om hun mailtjes dus te deleten… “Life is a Boomerang, What you Give, You Get” #Karma #Quote

Zaken die ik zelfstandig op kan pakken vink ik af in Outlook. Dat is de afspraak die ik met mijn directeur heb gemaakt van het begin af aan. Hij is er overigens heel blij mee en let er heel goed op, want als ik het “vinkje” per ongeluk ben vergeten, krijg ik al meteen een paniekmail. We kunnen goed met elkaar overweg. Hij geeft mij uitdagende klussen en vertrouwt mij volledig.

Het is inmiddels 10.45 uur. Nadat ik beneden in onze coffee corner een muntthee en een gekookt eitje voor bij de lunch heb gescoord, boek ik een reis voor mijn directeur naar Copenhagen. Het hotel wil hij altijd eerst zien, dus stuur ik hem wat screenshots per mail. Omdat hij reizende is en dus in de trein aan het werk is, reageert hij snel met een akkoord. Het hotel is goedgekeurd. Voor de voorzitter is het wat gecompliceerder… de afstand naar de vergaderlocatie en de vloerbedekking in de hotelkamer zijn voor haar zeer belangrijk. Tapijt is onhygiënisch en dus een no go!

Blunder

Een klein blundertje die ik jullie niet wil onthouden…Vorige week had ik een conference call georganiseerd en aan de deelnemers laten weten dat dit om 11:00 uur PM  zou plaatsvinden.. ik heb dus een hele stomme vergissing in de Engelse tijdnotatie gemaakt want PM (post meridiem = na de middag…en dus is dat om 23:00 uur). Gelukkig heb ik dit op tijd rechtgetrokken, zodat ik de heren niet onnodig uit hun slaap zou houden. Ik heb toch maar het zekere voor het onzekere genomen en nog een rectificatie mail gestuurd naar alle vergaderdeelnemers. Het is al met al goed afgelopen.

En zo nadert het einde van de week alweer. De voorzitter en mijn directeur hebben dinsdag Boardmeeting. De Europese directeuren komen dan bijeen voor een bestuursvergadering in het Brusselse. Ik zorg dat alle vergaderstukken zijn geprint en zet voor beiden een dagmap, inclusief hotelvoucher en Thalys-tickets klaar.

Volgende week zijn ze beiden tot donderdag uithuizig, want in Brussel vindt ook de Europese scheepvaart week plaats waar wij in participeren en een zeer belangrijke rol in hebben. Wordt een rustig weekje voor mij met in het weekend wel weer een hele leuke privé afspraak!

 

Gwendolien

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.