Een effectief functioneringsgesprek

Uit een functioneringsgesprek kan nuttige informatie komen waarmee je mogelijk de bedrijfsvoering kunt verbeteren. Je krijgt een goed beeld van wat er leeft binnen de organisatie en problemen kun je mogelijk aan de bron aanpakken. Hoe zorg je voor een effectief functioneringsgesprek?

Een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding zorgt voor een gestructureerd en constructief gesprek. Je kunt dit versterken door een vragenlijstje op te stellen. Organiseer een kort voorgesprek waarin je de werknemer informeert over de aard, het einddoel, de agendapunten en de procedure van het functioneringsgesprek. Het is verstandig om de medewerker te vragen om het vragenlijstje ter voorbereiding in te vullen.

Kies voor een constructieve gesprekstechniek

Jij komt pas aan het woord nadat de werknemer zijn zegje heeft gedaan. Je kunt de agendapunten aan de orde stellen en vervolgens de aard en de inhoud van de werkzaamheden, de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en het gedrag van de werknemer bespreken.

Bij het bespreken van de bovengenoemde punten is het belangrijk dat je ook waardering uitspreekt. Als je dat niet doet, zou de werknemer zich weleens ondergewaardeerd kunnen voelen.

Uiteraard moeten ook de eventuele negatieve aspecten worden besproken. Kies een constructieve gesprekstechniek. Kijk de werknemer aan, bekritiseer bepaald gedrag, maar niet de persoonlijkheid van de werknemer. Spreek hem aan in de ik-vorm en geef de werknemer de ruimte om te reageren. Maak de werknemer duidelijk wat het effect van zijn gedrag is op de onderneming.

Oplossingen

In deze fase worden de eventuele problemen gedetailleerder besproken en wordt er gezocht naar een oplossing. Het kan zijn dat de oplossing op een later tijdstip moet worden besproken.

Je bepaalt zelf welk probleem je verder wilt bespreken. Zoek samen met de werknemer naar een oplossing. Bijvoorbeeld hoe gedrag kan worden aangepast.

Schriftelijk vastleggen

In deze afrondende fase is het belangrijk dat beide partijen beamen dat de ingebrachte agenda- en bespreekpunten zinvol zijn geweest en dat de gesprekssfeer aangenaam is bevonden. Benoem vervolgens alle belangrijke punten die ter tafel kwamen en leg deze schriftelijk vast. Geef de medewerker een kopie van het verslag en archiveer ook een exemplaar hiervan in het personeelsdossier van de desbetreffende medewerker.

Onderschat de waarde van het verslag niet! Zowel jij als de werknemer kan aan de hand ervan opnieuw nadenken over de gemaakte afspraken. Daarmee neemt de waarde van het gesprek toe. Bovendien is het verslag een waardevol uitgangspunt voor het volgende functioneringsgesprek.

 

Bron: HRpraktijk.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.